شروط نجاح القائم بالاتصال

شروط نجاح القائم بالاتصال

نجم العيساوي – آذار 2019
لابد لنجاح عمل القائم بالاتصال من مجموعة شروط تضمن حصوله على نتائج مرضية وجيدة في عملية الاتصال التي يقوم بها في مؤسسته مع الجمهور الداخلي أو الخارجي، وهي شروط تحدد مستوى نجاحه في ايصال رسالة المؤسسة من الناحية الإجرائية والفنية والأخلاقية على حد سواء، والشروط هي:

o      أن تتوفر بالقائم بالاتصال مهارات الاتصال الأساسية بمستوى جيد ، والمهارات هي القدرة على الكتابة وتحرير النص بشكل دقيق، والقدرة على التحدث بلباقة، بل الأفضل وقد يكون لزاماً أن تكون لديه مهارة التحدث بلغة ثانية، والقراءة بصفتها تحصيل حاصل، والقدرة  على التفكير  المنطقي والسليم ، وفهم وإدراك أهداف الاتصال" وفن الإنصات، فالاستماع عنصر أساسي مطلوب للتواصل الفعال في مجال الأعمال، ومن المهم ممارسة الاستماع الفعال، مما يعني بذل جهد لسماع وفهم ما يقوله لك المتلقي فالناس لاتحب التحدث مع شخص لا يصغي إليهم بشكل جيد.

o   أن تكون لدى القائم بالاتصال مهارة فهم المتلقي، والقدرة على تمييز أنماطه واتجاهاته الشخصية، ولو بالحد الأدنى، وفي الوقت ذاته فهم اتجاهاته هو إزاء الرسالة الاتصالية وكلما كانت هذه الاتجاهات ايجابية زادت فعالية القائم بالاتصال. فالطريقة التي تتحدث بها مع مسؤول في المؤسسة تختلف عن الطريقة التي تتحدث بها مع زميل، حتى لو كان محتوى الرسالة واحداً. هذا يعني أن بعض القائمين بالاتصال يستخدم لغة أكثر رسمية مع رؤسائهم أثناء العمل، بينما يستخدم لغة اقل رسمية أو غير رسمية مع الزملاء.

o      أن يمتلك القائم بالاتصال القدرة على أن يمزج كلمات الرسالة بمشاعر إيجابية من خلال انتقاء العبارات الجميلة واللطيفة، بما لايغير من مضمون الرسالة، وفي حال كون الرسالة كانت مكتوبة فيمكن أن يرفق القائم بالاتصال معها أثناء تسليمها أو إرسالها عدد من الكلمات الجميلة التي تحفز على قبول الرسالة ودعمها وفهمها.

o      أن يكون القائم بالاتصال ذا شخصية مؤثرة (كاريزما)، ويمكن لمثل هذه الشخصية تعزيز فرصة تقبل الرسالة بنسبة كبيرة جداً، بل حتى الرسائل البسيطة تغدو مهمة حينما يقوم بارسالها شخصية مؤثرة، لتبدو عند المتلقي أنها رسالة مهمة، ومن الظروف التي تعزز من شخصية القائم بالاتصال مركزه الاجتماعي والثقافي فضلاً عن سماته الشخصية.

o      أن يكون القائم بالاتصال لديه خبرة سابقة فهذا من دواعي النجاح، وإن كان هذا ليس على الدوام فقد يكون موظف جديد لكنه متمكن من عمله بما يفوق بعض أصحاب الخبرة، إلا أنه في كل الأحوال فإن الخبرة والمهارة إذا اجتمعا فهو الأفضل، وهذا يتطلب من القائم بالاتصال أن يسعى أن يستفيد من عمله في تطوير خبرته ويستثمر وجود أصحاب الخبرة ممن سبقوه في محل عمله.

o      أن يسعى القائم بالاتصال والمؤسسة أن تربط بين مضمون الرسالة ومصلحة المتلقي، فغالباً لا تلقى الرسائل التي لاتمثل مصلحة المتلقي أي اهتمام منه، ويكون دور القائم بالاتصال هو توضيح هذه العلاقة والتاكيد عليها من خلال مهاراته الاتصالية وحواره وتواصله مع المتلقي.

o      اختيار التوقيت المناسب لعرض وايصال الرسالة الاتصالية للمتلقي، فظروف المتلقي ليست ملائمة على الدوام، واختيار افضل الاوقات هي من مهمة القائم بالاتصال لئلا يتلقى رداً غير مناسب لمضمون الرسالة، أو بالأحرى يضمن رداً مناسباً يناسب طموح صاحب الرسالة الاتصالية.

o      إيصال الرسالة الاتصالية كاملة غير منقوصة، أو مزيدة، لئلا يؤدي هذا النقص او الزيادة إلى تشويه الرسالة أو التشويش على المتلقي وبالتالي فهم الرسالة بطريقة خاطئة، أو بطريقة تخالف ما صممت لأجله.

o      قدرة القائم بالاتصال على التصرف ببداهة عندما يتواصل مع المتلقي لاسيما في حالة حاجة الرسالة الاتصالية إلى توضيح أو تقسيم الرسالة إلى مراحل ليسهل على المتلقي إدراكها وقبولها. وتجنب الإسهاب بالتفاصيل، ولابأس بوضع خلاصة أو تقديمها للمتلقى تتضمن مضمون الرسالة والأجزاء الحيوية منها بإيجاز غير مخل بالمعنى والمراد منها.

o      أن يكون القائم بالاتصال قادراً على التعامل مع مختلف فئات الجمهور، فمثلا الاستاذ وهو يلقي محاضرته هو بالحقيقة يؤدي دور القائم بالاتصال، فطريقة تعامله مع جميع طلبته ينبغي أن تتصف بالمرونة بشكل عام، وأن يقدر التباين الثقافي والمعرفي بينهم، وياخذ بنظر الاعتبار الفروقات الفردية بينهم لغرض إيصال مضمون المادة بشكل صحيح وكامل وللجميع. وقد يتطلب منه ذلك استخدام وسائل توضيحية في بعض الأحيان.

o      القابلية على تنمية مهاراته الشخصية والمهنية من خلال الدروس والدورات التدريبية التي يتلقاها في مؤسسته، وأن يكون مستعداً ليكون أفضل في أدائه، متحمساً لكسب المزيد من المعارف والخبرات، ومواكبة التطورات الحديثة في التواصل ومهارات ممارسي الاتصال.

o      أن تحرص المؤسسة على بناء القدرات الشخصية والعملية للقائم بالاتصال، وأن توفر له بيئة مناسبة يتلقى فيها كل ما هو جديد في ميدان عمله، فضلاً عن التقدير اللازم من قبل المؤسسة له سواء كان التقدير معنويا أو مادياً، بما يحقق للقائم بالاتصال الرضا الوظيفي والولاء للمؤسسة.