وظائف القائم بالاتصال

وظائف القائم بالاتصال

نجم العيساوي - آذار 2019

ترتكز المؤسسة في عملها الاتصالي على مجموعة عناصر تمثل حلقة الوصل للمؤسسة مع الجمهور سواء كان الجمهور الداخلي أو الجمهور الخارجي، يمثل كل عنصر من هذه المجموعة قائماً بالاتصال وتقع عليه مهمة التواصل والاتصال بالجمهور والمستفيدين، وبهذا فهو يقوم بمجموعة وظائف مهمة تستند إلى طبيعة المؤسسة ورؤيتها وجمهورها، ويمكن أن نجمل بعض تلك الوظائف بالاتي:

1.          الإسهام في إعداد الفعاليات الاتصالية التي تقيمها المؤسسة وتنظيمها بصفته جزءا من المجموعة الاتصالية الاساسية وأحد العناصر المسؤولة عن الاتصال بالجمهور.

2.          توفير المعلومات التي تحتاجها المؤسسة عن جمهورها وموظفيها فيما يتعلق بطبيعة الاتصال معهم واختيار الأسلوب الأمثل مع الجمهور.

3.   تزويد جمهور المؤسسة بالأخبار والمستجدات والمعلومات المهمة لاسيما تلك التي تتعلق تهم العلاقة بين المؤسسة وجمهورها.

4.          شرح توجهات المؤسسة وقراراتها وتفسير مواقفها لكي يسهم هذا الشرح والتفسير في تشكيل رأي عام يتناسب وهدف المؤسسة واتجاهها.

5.          الإسهام في تصنيف الجمهور حسب احتياجاته وبما يتناسب وما توفره المؤسسة من خدمات ومنتجات، بما يوفر رؤية تخطيطية للمؤسسة تستند إليها في بناء استراتيجيتها وإمكاناتها.

6.          توضيح المفاهيم والمضامين الاتصالية للجمهور من خلال الشرح وبيان الحجج والبراهين وتقديم الحلول ووضع المقترحات لتسهيل العقبات وغيرها لكي تتم عملية التواصل بصورة كاملة.

7.          ضبط بوصلة اتجاه الرسالة الاتصالية باتجاه الهدف وضمان عدم انحيازها عن مسارها الذي صيغت من أجله، والاطمئنان على وصول الرسالة بصورة واضحة ودقيقة.

8.          بناء جسور التواصل بين المؤسسة وجمهورها واطلاع كل من المؤسسة والجمهور على اتجاهات الآخر نحوه، وتقريب وجهات النظر المتباينة والسعي إلى إيجاد صيغة إرضاء للجمهور مع حماية سمعة المؤسسة وخدماتها ومنتجاتها.

9.          الإسهام في تشكيل الصورة الذهنية للمؤسسة من خلال أسلوب التواصل مع الجمهور وبناء الانطباعات الحسنة عنها وبيان الجوانب المميزة في عمل المؤسسة بلا مبالغة، وتفنيد الشائعات السلبية.

10.    استثمار تكنولوجيا الاتصال الحديثة في تعزيز عملية التواصل مع الجمهور والموظفين، واستخدام أفضل الوسائل وأحدثها في إيصال الرسالة الاتصالية.

11.    تحفيز وتنشيط الجمهور على إستدامة التواصل مع المؤسسة من خلال تزويدهم برؤية المؤسسة وطموحاتها في خدمة الجمهور وتقديم المزايا والتحسينات في المستقبل القريب، بيان مواضع اهتمام المؤسسة باحتياجات الجمهور ورغباته.

12.    مراقبة أداء المؤسسة وتسجيل الملاحظات أولاً بأول وتقديمها للمؤسسة لمعالجتها والتعامل معها، وتلافي السلبية منها، وتعزيز الايجابية.

13.    تنسيق جهود المؤسسة والزملاء من أجل تحقيق أهداف الرسالة الاتصالية الموجهة للجمهور، وتعزيز روح الفريق بين الأعضاء.

14.    تقويم أداء المؤسسة ونقد السياسات العامة لها وتزويدها بالمقترحات التي تعزز من تأثيرها في الجمهور وعدم إخفاء نقاط الضعف والانتقاد التي توجه إليها من قبل الجمهور لغرض مساعدة المؤسسة على معالجتها والتعامل معها.

15.    الإسهام في إدارة الأزمات ومعالجتها سواء كانت تلك الأزمات في بيئة الجمهور أو في بيئة المؤسسة ومحيطها.

16.    تنظيم مواعيد وتوقيتات اللقاءات والاجتماعات التي تخطط المؤسسة لعقدها مع جمهورها أو ممثليه، واختيار البيئة المناسبة لذلك.

17.    توجيه الجمهور للاستفادة من خدمات المؤسسة الحالية وتزويدهم ببعض المعلومات التي ترغب المؤسسة بايصالها الى الجمهور مع مضمون الرسالة الاتصالية الرئيسة.

18.    انتقاء بعض أفراد الجمهور ممن يتوسم فيه الفاعلية والايجابية والمهارة التي تتناسب وحاجة المؤسسة وتقديم ملفاتهم وسيرهم للمؤسسة لأغراض التوظيف والاستفادة من خبراتهم ومعارفهم واختصاصاتهم.

19.    نشر المفاهيم والقيم المرتبطة بمنتجات المؤسسة أو خدماتها وتعزيزها لدى الجمهور من خلال مجموعة نشاطات اتصالية وفعاليات يتم تخطيطها لهذا الغرض.

20.    قد توكل مهمة التحدث باسم المؤسسة إلى القائم بالاتصال، فيكون هو المتحدث باسمها والناطق ببياناتها والمعبر عن موقفها، والمعني بالحديث في المؤتمرات الصحفية واللقاءات الإعلامية وغيرها، ومن هذا يكون المذيع والمقدم وبعض كتّاب الأعمدة والأنواع الصحفية من القائمين بالاتصال في وسائل الإعلام والمواقع الإلكترونية ومنصات الإعلام الرقمي.

21.    اختيار وتصميم الاستراتيجية الاتصالية المناسبة مع الجمهور بالاستناد إلى الهيكل التنظيمي للمؤسسة وطبيعة عمل المؤسسات المنافسة.