الاتصال المناسباتي أو الحدثي Occasional Communication

الاتصال المناسباتي أو الحدثي Occasional Communication

يشير مفهوم الاتصال المناسباتي أو الحدثي إلى الاتصال الذي يحدث لغرض إنجاح أو تنفيذ مناسبة معينة أو حدث معين، كالمؤتمرات والمهرجانات والحفلات واللقاءات الجماهيرية والمسابقات والبطولات الرياضية، وجميع الفعاليات التي تتطلب حضوراً مباشراً وتشمل في معظمها مخاطبة الجمهور أو استضافة متحدثين في موضوع المناسبة، وكذلك الترحيب وإدارة الفعالية من لحظة الإعداد لها وأثنائها وبعدها. والاتصال الحدثي هي كأي اتصال آخر قد يكون شخصياً أو واجهيا أو هاتفيا أو كتابيا أو جماهيرياً، إلا أن الذي يميزه عن غيره من الاتصالات أنه معني بمناسبة معينة تستلزم الإعداد والتخطيط لغرض إنجاحها وتحقيق أهدافها الاقتصادية أو السياسية أو الاجتماعية وغيرها.

وتظهر الحاجة إلى قواعد الاتصال المناسباتي عادة في مناسبات معينة مثل، المؤتمرات التي تعقدها المؤسسات والوزارات والأحزاب والجمعيات والجامعات والمدارس، والأنشطة الجماهيرية التي تقوم بها بعض الجهات على مستوى الأفراد والمناطق والقبائل والاحتفالات الخاصة، إذ أن مثل هذه الفعاليات والتي تتطلب دقة في الاتصال والتواصل مع الضيوف والشخصيات وأسلوب مخاطبتهم تتطلب جهداً اتصالياً وإدارياً مركزاً ودقيقاً ومنظماً، فلهذا يلجأ أحيانا إلى شركات خاصة في العلاقات العامة للقيام بهذه المهمة.

المناسبات والأحداث الخاصة: Occasions and Events

تعد المؤتمرات والمهرجانات واللقاءات الجماهيرية والتسويقية  أو الترويجية من اهم المناسبات التي تقع ضمن دائرة الاتصال المناسباتي، حتى أصبحت إدارة الاتصال الحدثي صناعة قائمة بحد ذاتها، بصفتها مجالاً اتصالياً وإدارياً يحتاج إلى مزيد من الخبرة والكفاءة والمهارة، وغالباً ما تضطلع بهذه المهمة جهات متخصصة في إدارة الاتصال مثل شركات العلاقات العامة وخدمات الاتصال والتي تمتلك القدرة على تنظيم المؤتمرات والمهرجانات والكرنفالات والمعارض والاحتفالات واللقاءات الجماهيرية، وحتى إدارة افتتاح بعض الأسواق والمناطق السياحية وغيرها.

يسعى القائمون على هذه المناسبات إلى الترويج عن مشروع معين، أو تسويق الأفكار لاسيما في المؤتمرات والندوات الكبيرة، وكذلك تسعى بعض الدول والمؤسسات إلى تنشيط أعمالها بغية تسويق صورة الدولة أو المؤسسة وتشكيل صورة ذهنية جيدة أو تحسينها لدى المستهدفين بالاتصال المناسباتي، ولذا تجد عدداً من الدول تحرص على استضافة بعض الفعاليات كالبطولات الرياضية والمسابقات الثقافية والاجتماعات الدولية السنوية وذلك لتنشيط حركة المجتمع في الدولة وكسب المزيد من فرص العمل والاستثمار والترويج السياحي وفتح آفاق جديدة لأفراد المجتمع، فضلاً عن التعريف بالدولة وتسويقها خارجياً ومن ثم استقطاب الداعمين أو المساهمين في بناء مشاريع الدولة الخدمية والخاصة.

وفي كثير من الأحيان تستعين الدول صاحبة المناسبة أو الراغبة باستضافة المناسبة بشركات دولية في مجال العلاقات العام لتنطيم المناسبات الخاصة وإعداد ملفاتها من أجل الفوز بشرف تنطيمها كما هو حاصل مع المؤتمرات الدولية مثل موئمر مدريد للسلام، والمؤتمرات السنوية مثل مؤتمر القمة العربية والأحداث الرياضية الكبرى مثل بطولات كأس العالم الرياضية، ويكمن حرص الدول والمؤسسات على إنجاح الاتصال المناسباتي في تنشيط الحركة الاقتصادية والثقافية والاجتماعية في الدولة.

ومن هنا يمكن أن نضع مفهوماً للمناسبات والأحداث التي تستلزم قواعد خاصة للاتصال وتتطلب مهارات عالية وكفوءة في إدارتها، فهي بذلك المناسبات والأحداث التي تتصف بما يلي:

1.      تتطلب التخطيط المسبق ووضع البرامج التفصيلية من حضور وتوقيتات وموقع ومستلزمات.

2.      يشارك فيها غالباً عدد كبير من المشاركين والمدعويين وبعناوين مختلفة.

3.      تنظم عادة لتحقيق أهداف سياسية أو اجتماعية أو اقتصادية أو تربوية أو تثقيفية وتسويقية.

4.      يدعى إليها في الغالب شخصيات ذات مناصب ومواقع قيادية في المجتمع.

5.      غالباً تقوم بها دولة أو مؤسسة كبيرة أو حزب جماهيري أو شركة تجارية مشهورة أو شخصية سياسية أو جماهيرية أو من رجال الأعمال، بهدف سياسي او اقتصادي. كما يمكن أن تقوم بها بعض الجهات والمؤسسات الفكرية والمجتمعية.

6.      من تلك الأحداث أو المناسبات الخاصة ما ينظم بشكل دوري، شهري، أو سنوي، أو موسمي، وهناك أحداث خاصة غير دورية تنظم مرة واحدة أو عدة مرات، ولكن بشكل غير دوري.

أشكال الاتصال المناسباتي:

يأخذ الاتصال المناسباتي أشكالاً عدة، وتقسم بحسب أوقاتها وجمهورها وجغرافيتها، فهناك المناسبات الدورية والتي يتم تنظيمها بشكل دوري وثابت في الموعد نفسه من كل فترة زمنية محددة مثل؛ الاحتفال بالعيد السنوي للمؤسسة، والاجتماعات الشهرية والسنوية، والأيام الخاصة، والأسابيع الخاصة. وهناك المناسبات الخاصة غير الدورية والتي يتم تنظيمها بشمل غير دوري، وعلى فترات منتظمة.

ومن أشكال الاتصال المناسباتي ما يعود إلى دور المؤسسة نفسها في المشاركة في تنظيم وتخطيط الأنشطة وتحديد نوع ومكان وزمان الحدث ونوع وعدد المشاركين.. كما يمكن تقسيم المناسبات الخاصة لأحداث كبيرة، وأخرى صغيرة، والمعيار الأساسي في هذا التقسيم هو عدد المشاركين، فمثلا المشاركون في حلقة دراسية لا يتجاوز عددهم 20 شخصاً، بينما في الأحداث والمناسبات الكبيرة تتجاوز الأعداد المئات. ومن المناسبات الخاصة ما ينظم على المستوى المحلي، ومنها على المستوى الإقليمي، ومنها على المستوى الدولي وحسب هذا التصنيف فان عملية التخطيط الحدث تختلف عن حدث محلي واخر اقليمي، لآخر دولي، فالمؤتمرات الاقليمية والدولية تحتاج لوقت أطول، وجهد أكبر، وعدد أكبر من المنسقين، وبالتأكيد فإن التكلفة تكون كبيرة.

وهناك تقسيم آخر بحسب المدة التي يستغرقها الاتصال المناسباتي، فمنها أحداث تستمر لدقائق وأخرى لساعات وأخرى لأيام، لا تزيد عن أسبوعين، وإن زادت عن ذلك، فإنه من الضروري على المؤسسة المنظمة أن تنظم مناسبة خاصة لبدايتها وأخرى لنهايتها، وذلك لأن اهتمام وسائل الإعلام ينخفض كلما زادت مدة الحدث.

يمكن تحديد أهم أنواع الاتصال المناسباتي التي تحتاج أية مؤسسة لتنظيمه سواء بشكل دوري أو بين الحين والاخر بما يلي:

·        المؤتمرات.

·        المعارض.

·        المناسبات السنوية.

·        الاحتفالات والمهرجانات.

·        الندوات

·        ورش العمل

·        المحاضرات

·        الحلقات الدراسية

·        مجموعات التركيز.

·        المسابقات

أهداف الاتصال المناسباتي  أو الحدثي:

يسعى الاتصال المناسباتي إلى تحقيق العديد من الأهداف من أهمها:

·        بناء سمعة المؤسسة وتشكيل صورتها الذهنية أو تعزيزها تدعيم صورة (سعة المؤسسة).

·        الإعلان عن قرارات أو مشاريع جديدة تحتاج الى الدعم والمساندة أو بهدف إدخال السرور على الجمهور.

·        اطلاع الجمهور والعالم على الخدمات التي تقدمها المؤسسة أو برامجها المزمع تنفيذها.

·        تعزيز التفاهم والتواصل بين المؤسسة والجمهور من خلال إشراكهم بفعاليات المؤسسة وبرامجها.

·        كسب تأييد أوسع من الجمهور في مشاريع المؤسسة وبرامجها المستقبلية.

أهمية الاتصال المناسباتي

تكمن أهمية الاتصال المناسباتي في إسهامه بشكل اساس في تنظيم سياقات العمل وإتمام المناسبة بشكل ناجح ومبدع، مما يحقق الرضا للقائمين على المناسبة وللحضور والمشاركين فيها، وكذلك يساعد الاتصال المناسباتي على منع المفاجآت غير السارة التي يمكن أن تحدث فيما لو تركت الأمور بشكل عشوائي دون تحضير أو إعداد، وهذه المفاجآت قد تحدث في المناسبات الصغيرة، فكيف بالمناسبات الكبيرة والجماهيرية. كما تكمن أهمية الاتصال المناسباتي في كونه يحقق عائداً ملموساً للمؤسسة أو الدولة، وقد يكون العائد هو الدعم المعنوي والتأييد في الاتجاه السياسي أو الإداري، فضلاً عن أن الاتصال المناسباتي يعكس الاسلوب الحضاري للمؤسسة أو الدولة، ويسهل عليها الاتصال بالجمهور، وهو ذو تأثير آني وعاجل، ويمكن للمؤسسة أن تقرأ آثاره، وتعرف نتائجه، بسهولة، وتعد تكاليف الاتصال المناسباتي هي اقل مما يتوقع في حالة عدم انتظام الاتصال أو المناسبة.

وسائل وأدوات الاتصال المناسباتي:

يعتمد الاتصال المناسباتي مجموعة وسائل اتصالية تشترك مع غيره من الأنواع الأخرى من الاتصال، لكنها في الاتصال المناسباتي تكون أكثر شهرة واستخداماً، لانسجامها مع طبيعة الموضوع، ومن أبرز تلك الوسائل التي تتعلق بالاتصال قبل المناسبة، ما يلي:

·        الاتصال الشخصي والمقابلات الشخصية الفردية والجماعية لغرض التوطئة لانجاح المناسبة.

·        الاتصال الإلكتروني عن طريق البريد ووسائل الاعلام المختلفة وإدامة التواصل.

·        ارسال الخطابات الشخصية والمعايدات والبطاقات في المناسبات المختلفة.

·        القيام بزيارات لبعض الشخصيات والمستهدفين بالاتصال المناسباتي لكسب ثقتهم والتفاهم معهم، ودعوتهم الزيارة المؤسسة للوقوف على مدى التقدم فيها والترحيب بهم.

·        إقامة بعض الولائم على شرف عدد من الشخصيات التي يستهدفها الاتصال المناسباتي للتمهيد لحضورهم في المناسبة الكبيرة.

·        إقامة الحفلات الخاصة بالمؤسسات وبرامج الترفيه في المناسبات ودعوة بعض أفراد الجمهور لحضورها.

·        تقديم الهدايا التذكارية ومنح الجوائز التشجيعية أوالتقديرية.

·        تقديم بعض الامتيازات لبعض المستهدفين أو جميعهم حسب مقتضى الحال.

·        نشر المطبوعات الخاصة بالمؤسسة أو الجهة صاحبة المناسبة (من كتيبات ومجلات ونشرات وبروشورات وغيرها) لغرض التعريف بها أو ترسيخ قناعات الجمهور بمضمونها، وغطلاعهم على أهداف وأنشطة المؤسسة وتزويدهم بمختلف أنواع المعرفة التي يرغب في الاستفادة منها بغرض التنوير أوالتثقيف أوتحسين الصورة الذهنية

·        إعداد التقارير الدورية عن نشاطات المؤسسة أو برامجها أو عن المناسبات الهامة السابقة. وكذلك إعداد التقارير التي تعرض الحقائق الخاصة بموضوع أو موقف أو حدث معين عرضا تحليليا بطريقة مبسطة وإخراج جذاب.

·        الإعلانات عبر وسائل الإعلام والترويج للبرنامج أو المشروع أو المناسبة لضمان حشد الجمهور المناسب للحضور، ويتم تحديد جمهور الإعلان من خلال تفاصيله ومحدداته.

·        الدردشة الجماعية عن طريق منصات التواصل الاجتماعي وإجراء مناقشات ومزامنة داخلية قبل أو أثناء المناسبة. وإمكانية توفير خدمة التواصل مع الجمهور بعضهم بعضاً لترتيب موضوع معين أو مناقشته أو مشاركته.

·        لوحة الإعلانات العامة سواء على حائط المؤسسة أو في المناطق ذات الكثافة السكانية أو المرور الكثيف.

·        تعد وسائل التواصل الاجتماعي من ابرز الادوات التي يمكن أن تستثمر في الاتصال المناسباتي، لاسيما أنها تمتاز بالتفاعلية والردود المباشرة.

ولابد لبعض المناسبات من تخصيص موقع الكتروني خاص بها، سواء كان على الـweb أو على صفحات التواصل الاجتماعي، وهذا من شأنه يساعد على معرفة المزيد حول المناسبة بسهولة. كما يمكن تخصيص بريد إلكتروني للمناسبة إذا  لزم الأمر لاسيما في المناسبات الدورية والمستمرة، ومن خلال هذا البريد يتم التواصل مع المعنيين، وسيكون هذا العنوان محل لجمع رسائل البريد الإلكتروني للحاضرين السابقين والحاليين، وإنشاء قائمة رسائل إخبارية لتقديم وتأكيد أي عناوين رئيسة أو تغييرات في المكان أو ورش عمل خاصة.

التخطيط للاتصال المناسباتي

يعد التخطيط العنصر الأبرز والأساس في أية عملية بشرية يبتغى منها تحقيق هدف ما، ويقوم التخطيط على وضع برنامج ومواقيت مجدولة مع أبرز الخطوات والإجراءات التي ينبغي تنفيذها واتخاذها للوصول إلى الهدف. ومن ذلك:

·        توقيتات الاتصال: لا خطة بلا توقيتات، فخطة الاتصال مرتبطة بالمواقيت النهائية لغرض الاتصال أو بالبرنامج الموضوع، لذا يجب الالتزام بجدول زمني مدروس عند وضع خطة الاتصال المناسباتي.

·        اطلاع فريق العمل في المؤسسة أو الفريق الملكف بالعمل على الاتصال المناسباتي على الخطة الأولية للاتصال والتي تروم المؤسسة العمل عليها وبها، وبالتالي يتاح للفريق إرسال المعلومات التي قد تساعد في تطوير وتحديث خطة الاتصال.

·        الاستعانة بخبراء في الاتصال والعلاقات العامة إذا لزم الأمر، واستشارة ذوي الخبرة في هذا المجال.

·        تحديد الشخصيات والجهات الفعالة والتواصل مهم.

·        معرفة أسماء الشخصيات المهمة من الجمهور أو من يتم الحديث اليهم فهو أمر مهم.

·        التحضير الجيد للإلقاء، وتمرين الاداء الصوتي عند الحديث، ضبط الصوتيات ومشاركة شرائح العرض التقديمي عند الضرورة.

·        جدول أعمال للمناسبة: جدول أعمال الحدث يقدم للمشاركين في وقت مبكر للتخطيط لأنشطة الحدث.

·        تأمين وسائل النقل والاتصال: تشمل اصدار التذاكر والتواصل مع المعنيين، وتوفير وسائل اتصال دائمة سواء تواصل اجتماعي أو موقع ويب أو رسائل بريد إلكتروني خاصة بالمناسبة.

·        تحضير الضيافة.

·        الحرص على توحيد زي المناسبة لعدد من الأفراد سواء كانوا من الإداريين أو غيرهم

 الاتصال بعد المناسبة

وفي نهاية المناسبة يبقى الاتصال مستمراً من خلال اختتام الحدث بأداء صوتي أو كتابي جيد، وقد يتضمن هذا الأداء شكر جميع المعنيين بالمناسبة، وسيكون حسنا جدا أن يقترن الاداء بعرض للصور التي التقطها المشاركون خلال المناسبة. كما يمكن استثمار المناسبة في عمل استطلاع رأي عام حول قضية تهم المؤسسة أو الدولة من ثم عرض الخلاصة في ختام المناسبة، أو بالإمكان إنشاء استطلاع بعدي يرسل إلى الحضور بعد ختام المناسبة. ويمكن وضع بعض اللقطات والكلمات على صفحات التواصل الاجتماعي.

تطبيقات المناسبات الإلكترونية*

بالإضافة الى وسائل الاتصال الشائعة ومنها وسائل التواصل الاجتماعي والتي يمكن توظيفها في الاتصال المناسباتي، إلا أنه توجد اليوم الكثير من برامج وتطبيقات خاصة لإدارة الأحداث والمناسبات، وهي غالباً تستخدم لجدولة خطوات الاتصال المناسباتي، ابتداء من التسجيل حتى الختام، وهذه التطبيقات يشيع استخدامها في المؤسسات الكبيرة التي تقيم مناسبات دورية ثابتة، دون أن تستغني عن دور العلاقات العامة فيها، بل تأتي في خدمة وظائف العلاقات العامة في الاتصال، ومن تلك التطبيقات:

 1. Eventbrite: وهو تطبيق شائع للحصول على التذاكر لجميع أنواع المناسبات التي تتراوح من لقاءات صغيرة إلى الحفلات الكبيرة. والتطبيق قابل للتخصيص ويسمح للناس بالتسجيل من هواتفهم. يمكن استخدامه لإرسال تأكيدات البريد الإلكتروني والتذكيرات. ويمكن من خلاله دفع رسوم التذاكر. مما يؤخذ عليه أن مقدار الرسوم عليه تكون اعلى بعض الشيء مقارنة بأدوات التسجيل الأخرى أو برنامج تخطيط المناسبات الأخرى.

 2. Whova All-in-One: يمكّن برنامج Whova  من إدارة المناسبة الخاصة بسلاسة من البداية إلى النهاية ضمن نظام واحد. ويوفر التطبيق مرونة في اختيار أو إلغاء وظائف معينة وفقًا لاحتياجاتك (مثل أدوات إدارة اللوجستيات وبرامج إدارة المؤتمرات والحضور وإشراك الأنشطة الأخرى). ويمكن من خلال هذا التطبيق إنشاء موقع للمناسبة على الويب وإدارة جدول الأعمال وتسجيل وصول الحضور وغير ذلك. وتتصف هذه النصة بأسعار معقولة وسهلة الاستخدام. إذ أن Whova  قد فاز بالعديد من الجوائز بما في ذلك جائزة اختيار الشعب في حفل توزيع جوائز تكنولوجيا الأحداث ("جوائز الأوسكار" لتكنولوجيا المناسبات). ويعد تطبيق Whova من التطبيقات الشائعة في الولايات المتحدة وكندا وأوروبا وأستراليا وآسيا، وتطبيق Whova هو أول شبكة تخصص للتواصل مع الحضور، ولديه أعلى التصنيفات في متاجر التطبيقات بين جميع تطبيقات المناسبات. يوفر Whova للعملاء العديد من أدوات إدارة الأحداث الموفرة للوقت مجانًا.

 3. Cvent: هو برنامج لإدارة المناسبات يعمل على تحديد مكان الإقامة والسفر والتسجيل عبر الإنترنت، إلخ. ويتيح خدمة تحديد مواقع الفنادق، يتصف البرنامج بنوع من التعقيد، لكنه أكثر ملاءمة للأحداث الكبيرة الراقية لتكاليفه العالية.

 4.Trello : برنامج لإدارة المشاريع بأسلوب "المهام" وله واجهة مميزة وسهل الاستخدام، وفيه العديد من الميزات. وعلى الرغم من أن الاتصالات عبر Trello جيدة، إلا أنها ليست بالمستوى الذي يسمح للمستخدمين بالقدرة على التراجع أو الحصول على صور المناسبة بأكملها، ويفتقد إلى طريقة عرض رئيسة للتقويم بشكل كامل، وإنما يعرض كل مهمة على حدة. فهو أداة جيدة لتتبع التقدم المحرز في كل مهمة. على الرغم من أنه يمكن استخدامه كبرنامج لتخطيط المناسبات، إلا أنه من الصعب بعض الشيء رؤية حالة المشروع بأكملها.

 5. Social tables:

 تعمل الجداول الاجتماعية على تبسيط إدارة المقاعد وتصميم تخطيط الغرفة وتسجيل وصول الضيف وتتبع حضور المناسبة. إنه ملائم لمخططي المناسبات بشكل مفصل خاصةً للمناسبات الاجتماعية الصغيرة ومتوسطة الحجم مثل حفلات الزفاف. كما يتيح التواصل مع موفري خدمات المطاعم ومقدمي الأماكن.

6. DoubleDutch

هو أحد برامج إدارة المناسبات خاصة الكبيرة منها، مثل مناسبات المعارض التجارية للشركات، ومن خلال مع فريق التطوير يتيح لك إنشاء تطبيق خاص بميزات مخصصة، فهو جيد بالنسبة للمعارض التجارية الراقية، وميزات المشاركة والشبكات لا تمثل قوتها، بل لابد من النظر في جانب أخرى ومنها التكاليف.

7. Everwall: من المنصات التي تساعد على جمع وعرض التغريدات حول مناسبة خاصة على شاشة كبيرة في وقت المناسبة، كان يعرف سابقًا باسم Tweetwall ، ويعرض أيضًا خيارات واسعة للإشراف والتخصيص والإعلان.

8.WordPress Theme : وهو نظام إدارة محتوى شائع يستخدمه أكثر من 80 مليون موقع ويب ويمكن تخصيصه بالكامل بفضل العديد من السمات والإضافات. هو ليس برنامجًا لتخطيط المناسبات لكنه يمتاز بالعديد من السمات بإدارة المؤتمرات والفعاليات إنشاء موقع ويب خاص بالحدث في غضون بضع دقائق والسماح بتحديثه تلقائيًا، لكنه يتطلب منك تحديث معلومات الحدث يدويًا بشكل متكرر.

الحقوق محفوظة لـ د. نجم العيساوي

* https://whova.com/blog/free-event-planning-software-make-you-rockstar